Den richtigen Steuerberater finden

Woran erkennen Sie den richtigen Steuerberater für Sie? Dies ist kompliziert und nicht abschließend zu beurteilen. Grundsätzlich eilt jedem Steuerberater ein gewisser Ruf voraus, so dass man über Freunde oder andere Unternehmer sehr schnell über die wichtigsten Steuerberater vor Ort informiert ist. Ich empfehle dringend, einen Steuerberater zu wählen, der als solide gilt. Der Ruf der Solidität zählt nämlich auch auf Seiten des Finanzamtes. Wenn nun das Finanzamt Rückfragen hat – z. B. wegen stark schwankender Umsätze oder verspäteten Zahlungen von Ihnen – findet ein solider Steuerberater viel eher Gehör beim Finanzamt als ein Berater, der für windige Objekte bekannt ist.

Vermutlich sind Sie auch zumindest am Anfang bei einem kleinen Steuerbüro viel besser aufgehoben als bei einer großen Kanzlei. Dort haben Sie den direkten Kontakt zum Steuerberater, der Ihre Situation im Kopf hat und nicht erst nachschauen muss. Große Kanzleien unterhalten nicht nur viele Mitarbeiter, sondern sie geben auch viel Geld für repräsentative Besprechungsräume oder für Nippes wie bedruckte Notizblöcke, Kugelschreiber oder Tüten aus. Das alles bezahlen Sie mit. Meine persönliche Erfahrung zeigt, dass die Rechnungen bei großen Kanzleien wesentlich höher ausfallen als bei einem kleinen Steuerbüro. Dann muss man auch auf die Nebenleistungen achten: Wird für die Ausfüllung des Bogens für die Berufsgenossenschaft oder für das statistische Landesamt Geld berechnet oder sind solche Dinge in der monatlichen Buchhaltungspauschale inklusive? Seien Sie aufmerksam. Hier gibt es große Unterschiede.

Ich habe im vorherigen Post erwähnt, dass man die Arbeit seines Steuerberaters stichprobenhaft hinterfragen sollte. Sie können und sollen natürlich nicht die gesamte Buchhaltung nachvollziehen. Aber lassen Sie sich die Steuererklärung bzw. Bilanz erklären und stellen Sie Fragen. Wenn Sie etwas nicht verstehen, muss das nicht unbedingt an Ihrem fehlenden Fachwissen liegen, sondern es kann auch sein, dass der Steuerberater hier fachlich schwimmt. Außerdem können Sie auch regelmäßig fragen, wie hoch z. B. die Erträge bei diesem oder jenem Projekt liegen oder wie sich die Fahrzeugkosten entwickeln. Bitten Sie auch mal darum, dass man Ihnen z. B. für ein Bankgespräch schnell die BWAs (betriebswirtschaftliche Auswertungen) der letzten drei Monate faxt. Wenn das Steuerbüro bei solchen Dingen Schwierigkeiten hat, offensichtlich falsche Daten mitteilt oder sagt, dass sie es vor übernächster Woche nicht schaffen, können Qualitätsprobleme vorliegen. Möglicherweise wird Ihre Buchhaltung auch nicht laufend, sondern nur unmittelbar vor dem Abgabetermin von einem Mitarbeiter gebucht, ohne dass der Steuerberater einen Blick darauf wirft.

Ankündigung: VHS-Kurs: Kostenlose Office-Software - Vor- und Nachteile. Ein Überblick

Bislang sind Microsoft-Produkte wie Outlook, Word oder Excel aus Büros nicht wegzudenken. Wenn man allerdings mehrere Computer mit Software ausstatten muss, fallen schnell Kosten im vier- oder fünfstelligen Bereich an. Es gibt aber kostenlose Alternativen: Diese Veranstaltung stellt sie und ihre Einsatzmöglichkeiten vor. Auch das internetbasierte Officepaket von Google bietet hervorragende Möglichkeiten zur Teamarbeit.
An diesen beiden Abenden lernen Sie folgende Programme kennen: das Office-Paket OpenOffice/LibreOffice, Google Text & Tabellen bzw. Google apps, Google Kalender, Mozilla Thunderbird, Windows Live Mail, den HMTL-Editor Kompozer, Online-Bildbearbeitungsprogramme und Gimp, sowie zum Schluss das Notiz-Werkzeug Evernote.
Grundsätze zum Download, zum Office-Auftritt in der digitalen Kommunikation und zur Datensicherheit im Cloud-Computing werden kurz angesprochen. - Die Veranstaltung ist kein Lehrgang zu den einzelnen Programmen. Sie versteht sich als Einführung und Impulsgeber zum Thema "freie Office-Software". Als Vorkenntnisse genügen erste Erfahrungen mit Textverarbeitung und Mailprogrammen.

Entgelt: 36,00 EUR

Termine: Di. 21.02.2012 - Do. 23.02.2012 jeweils 18:15 - 21:30 Uhr

Anmeldung über: http://www.vhs-schleswig.de/neu/index.php?id=72&urlparameter=kathaupt%3A11%3Bknr%3AW517.20

Computer: Notebook oder Tower?

Seit einiger Zeit sind Notebooks so sehr zum Standard geworden, dass man sogenannte Tower (Midi-Tower, Mini-Tower) in Büros oder privaten Haushalten immer seltener antrifft. Wie bei jedem technischen Megatrend ist es aber nicht immer sinnvoll, der großen Mehrheit hinterherzulaufen. Ich habe es auch schon bei Angestellten und Chefs erlebt, dass sie mit einem Aha-Effekt bewusst zum Tower zurückgekehrt sind.

Die ständige Nutzung eines Notebooks führt unweigerlich zu einer ungesunden Körperhaltung und langfristig möglicherweise zu Beschwerden. Es gibt sinnvolle Hilfsmittel, mit denen man das Notebook auf der natürlichen Augenhöhe nutzen kann. Am einfachsten erreicht man Abhilfe, indem man eine USB-Tastatur anschließt und das Notebook auf einen Ständer wie das abgebildete Beispiel von Griffin stellt.

Ein Tower, der wie gewohnt unter dem Schreibtisch steht, mag beim Putzen stören (auch da gibt es Möglichkeiten zur Abhilfe durch Ständersysteme oder Rollen), bietet aber neben einem besseren Preis-Leistungs-Verhältnis eine Menge an Vorteilen. Eine kabelgebundene Internetverbindung ist trotz aller Fortschritte beim WLAN noch immer die sicherere und vor allem schnellere Verbindung ins World Wide Web. Außerdem kann man nach wie vor Einzelteile wie Festplatten, RAM, Laufwerke oder gar das Mainboard einfacher und wirtschaftlicher austauschen als bei einem Notebook. Ein großer Vorteil besteht auch darin, dass es keinen Akku gibt, der ab dem ersten Einsatz unweigerlich altert, egal, ob sie Ihr Notebook mit angeschlossenem Netzkabel nutzen oder nicht. Der Preis für einen Akkutausch variiert erheblich. Bei manchen Notebooks kann der Preis eines neuen Akkus nach zwei Jahren durchaus den Restwert des Computers übersteigen.

Der größere Monitor bei einem stationären System bietet den Blick für Details ebenso wie für das große Ganze. Haben Sie schon mal eine Internetseite am Notebook gestaltet und sie nachher an einem großen Monitor betrachtet? Sie werden vermutlich sofort entdecken, dass die optische Anordnung noch überarbeitet werden muss.

All diese Vorzüge beziehen sich natürlich auf das effiziente und ergonomische Arbeiten im Büro. Mobile Geräte sind heutzutage selbstverständlich und meist notwendig. Aber möglicherweise ist eine Kombination eines Towers mit einem kleineren Mobilgerät sinnvoller als die Nutzung eines Notebooks im Büro wie auch unterwegs. Kleine und leichte Netbooks oder Tablet Computer wie z. B. der iPad sind im öffentlichen Raum (Cafés, Sitzungen, Verkehrsmittel) inzwischen viel mehr akzeptiert als ein Notebook. Auch ein modernes Smartphone bietet inzwischen erhebliche Möglichkeiten, so dass die Anschaffung eines Notebooks für gelegentlichen mobilen Einsatz häufig nicht sinnvoll ist.

Sie sehen, dass viele Argumente dafür sprechen, dass man sich sehr intensiv mit den eigenen Bedürfnissen auseinander setzt und nicht pauschal zu einem Notebook greift.

Betriebliche Altersvorsorge

Mitarbeiter haben mittlerweile einen gesetzlichen Anspruch auf den Abschluss einer betrieblichen Altersvorsorge z. B. in Form einer Pensionskasse. So etwas wird von etlichen Versicherungen angeboten. Sie als Arbeitgeber haben zwar einen geringen Verwaltungsaufwand durch diese betriebliche Altersvorsorge, aber Sie sparen in der Regel die Sozialversicherungsbeiträge für den monatlichen Beitrag der Pensionskasse. Insofern lohnt sich betriebliche Altersvorsorge auch für Sie.

Außerdem macht eine betriebliche Altersvorsorge auch Sie als Arbeitgeber attraktiver. Beim Wechsel des Arbeitgebers kann man die begonnene Altersvorsorge zwar mitnehmen und umschreiben lassen, aber der Arbeitnehmer muss immer damit rechnen, dass die neue Firma unaufgeschlossen ist und in dieser Sache erst einmal zickt. Daher ist betriebliche Altersvorsorge ein Mittel der Mitarbeiterbindung.

Vermögenswirksame Leistungen haben keine große Bindungswirkung mehr, aber sie sind ein nettes Nice to have, das wenig kostet und einen guten Eindruck beim Mitarbeiter macht. Daher ist die Einführung Vermögenswirksamer Leistungen eine empfehlenswerte Maßnahme.

Sie als Unternehmer sollten sich über die Rüruprente informieren. Bei leitenden Mitarbeitern kann man außerdem noch eine Direktversicherung anbieten. Erkundigen Sie sich vor solchen Maßnahmen bei Ihrem Steuerberater und suchen Sie dann eine passende Gesellschaft, die solche Produkte anbietet. Vor solchen Angeboten sollten Sie als Arbeitgeber aber auch sicher sein, dass Sie die betroffenen Mitarbeiter wirklich an sich binden wollen.

Sie werden es immer wieder erleben, dass Mitarbeiter Dinge wie eine Pensionskasse oder Vermögenswirksame Leistungen einfach nicht abschließen wollen. Manchmal ist der Verlust von ein paar Euro Nettogehalt schwerwiegender als die großen Vorteile solcher Absicherungen, manchmal werden Vorurteile gegenüber Sparverträgen oder zusätzlicher Altersvorsorge gepflegt. Vielleicht sind diese Mitarbeiter auch innerlich auf dem Sprung, d. h. sie glauben nicht daran, dass sich der Abschluss eines solchen Vertrags bei Ihnen noch lohnt. 

Lassen Sie die Sache in solchen Fällen auf sich beruhen und grübeln Sie auch nicht über mögliche Hintergründe. Sie sind nicht verantwortlich für die Vermögensoptimierung Ihrer Mitarbeiter und können deren Entschlüsse letztendlich nicht beeinflussen. 

Werbung für Steuersparmodelle - in den Müll!

Als Unternehmer erhalten Sie vermutlich regelmäßig Einladungen für Informationsabende zum Thema Firmengründung in der Schweiz oder für Investmentfonds, die steuerlich begünstigt sein sollen (wie z. B. Schiffsfonds oder Filmfonds). Es gibt noch alle möglichen anderen beworbenen Konstruktionen, z. B. eine Holding aus Gibraltar, in die man um die eigene Firma einbringt.

Ich bin kein Steuerberater und kann hier keine rechtsgültige Aussage machen, aber ich empfehle, diese Werbung sofort in den Müll zu werfen und keinen Gedanken an solchen Konstruktionen zu verschwenden. Sobald Sie einen Schritt in diese Richtung gemacht haben und entsprechende Adressen in Ihren Firmenunterlagen auftauchen, gehen beim Finanzamt sämtliche Alarmleuchten an. Schon bei einem einfachen schweizerischen Geschäftskonto, das Sie ohne bösen Hintergedanken unterhalten, weil Sie viele schweizerische Kunden haben, wird das Finanzamt extrem misstrauisch. In der Regel fallen auch nennenswerte Verwaltungs- und Einrichtungskosten für diese fragwürdigen Konstruktionen an.

Auch hier der konservative Rat: Halten Sie sich an Ihren seriösen Steuerberater und seinen Rat. Sehen Sie die unvermeidbaren Steuerzahlungen auch als Investition in Rechtssicherheit und niedrige Kriminalitätsrate. Ihre Steuerlast mag höher sein als z. B. in Brasilien oder in China. Aber wie ist es da um die Verfolgung von Urheberrechtsverletzungen, die Verlässlichkeit der Behörden, das Niveau der Umweltbelastung, um die Sicherheit Ihrer Firma oder um Ihre eigene Sicherheit bestellt? Selbst bei weniger exotischen Auslandsstandorten kann es sein, dass der Umgang mit den Behörden ungewöhnlich verläuft. Ich möchte keinesfalls den Standort Deutschland über den grünen Klee loben. Aber ein Blick in die einschlägigen Statistiken zur Kriminalität und zur Korruptionsanfälligkeit der Behörden zeigt, dass die Länder mit den höchsten Standards, insbesondere Skandinavien, keine Niedrigsteuerländer sind. Dennoch gibt es auch dort zufriedene Unternehmer.  

(K)eine Nebensache: Kaffee in der Firma

Kaffee ist Geschmacksache (ebenso Tee). Genau deshalb hat alles rund um dieses Genussmittel auch Einfluss auf das Wohlgefühl in der Firma. Es ist damit ein weicher Einflussfaktor - für Mitarbeiter und Besucher. Das Anbieten von Kaffee gehört im Firmenalltag auch so sehr zur Konvention, dass man stutzig wird, wenn diese Geste ausbleibt.

Seit Kaffee mit seinen unzähligen Variationen auch zum Modegetränk aufgestiegen ist, existieren auch Kaffeevollautomaten mit diversen Einstellmöglichkeiten. Die Preise beginnen bei ca. 270 EUR und steigen je nach Ausstattung beinahe beliebig. Die kann man sich zulegen - als kleine Firma mit wenig Mitarbeitern. Die Erfahrung zeigt aber, dass diese Maschinen, die für Privathaushalte konzipiert sind, nicht für gewerbliche Zwecke ausreichen. Ab ca. 10 ständigen Mitarbeitern erreichen nach meiner Erfahrung auch Geräte für 1.000 EUR innerhalb von 18 Monaten die Verschleissgrenze. Zur einer Gewährleistung kommt es dann meistens nicht, weil Verschleissteile betroffen sind. Die Kosten für Ihre Auswechslung kommen aber preislich in die Nähe einer Neuanschaffung.

Eine wirtschaftliche Alternative sieht so aus: Kaufen Sie eine gute altmodische Maschine für Filterkaffee für ca. 100 EUR. Die hält bei guter Pflege lange. Und zusätzlich stellen Sie eine einfache Maschine für Kaffeepads für maximal 80 EUR daneben. So bleibt kein Wunsch unerfüllt, weil sich jeder Büronutzer Kaffeepads nach eigenem Gusto mitbringen kann.

Wenn es irgendwann doch ein Kaffeevollautomat sein soll, dann tun Sie sich als Unternehmer bei starker Nutzung einen Gefallen, wenn Sie ein gewerbliches Modell kaufen. Das wird aber erheblich mehr kosten.

Kostenbeteiligungen in Form von Kaffeekassen oder dem abwechselnden Mitbringen von Kaffee kann man machen. Achten Sie aber darauf, dass die damit verbundene Verwaltung unter den Mitarbeitern und Diskussionen über Sorten nicht teurer sind, als wenn Sie eine Sorte Kaffee einfach als Betriebskosten bereitstellen.

Der Unternehmer und sein Steuerberater

Der Umgang mit dem Steuerberater lässt sich im folgenden Satz zusammenfassen: Hören Sie grundsätzlich auf Ihren Steuerberater, aber hinterfragen Sie ihn stichprobenhaft. Diese Aussage hört sich einfach an, aber es steckt – wie es bei Steuern nicht anders zu erwarten ist – eine komplizierte Materie dahinter.

Zum ersten Punkt dieses Satzes: wenn Sie mit dem Steuerberater über Ihre Firma reden und z. B. planen, einen bestimmten Firmenzweig als eigene GmbH auszugründen, wird er eine steuerliche Bewertung dazu abgeben. Diese Bewertung können Sie annehmen oder aber ignorieren. Wenn Sie nun sagen, dass Sie von Ihrem Plan trotz seiner Bedenken nicht abweichen wollen, wird er möglicherweise nichts mehr zum Thema sagen, weil er Sie nicht als Kunden verlieren will. Seiner Pflicht hat er ja bereits Genüge getan, indem er Sie über die Nachteile aufgeklärt hat. Durch den Steuerbescheid oder gar üble Umbuchungen im Rahmen einer Betriebsprüfung kann es zu erheblichen ungeahnten Steuerlasten kommen, die vermeidbar gewesen wären. Deshalb gilt für Unternehmer der Rat, grundsätzlich den Einschätzungen des Steuerberaters zu folgen, auch wenn Sie es Ihnen normalerweise schwer fällt, Ratschläge von außen für Ihre Firma anzunehmen. Es kann auch vorkommen, dass Ihr Steuerberater mit ein wenig Stirnrunzeln auf sinkende Umsätze oder stark gestiegene Kosten hinweist. Ihnen ist diese Entwicklung möglicherweise ebenfalls nicht entgangen, so dass Sie jetzt genervt reagieren und z. B. auf ein ehrgeiziges Projekt hinweisen, das erst zu einem späteren Zeitpunkt Gewinne abwerfen wird. Aber auch hier gilt: Ihr Steuerberater ist nicht der Lehrer, mit dem Sie um eine zu schlechte Note feilschen. Sie sollen sich nicht vor ihm rechtfertigen. Erklären Sie ihm Ihre Lage und Ihre Projekte. Wenn Ihr Steuerberater dann immer noch oder über einen längeren Zeitraum wiederholt Bedenken äußert, dass z. B. eine Überschuldung droht, dann überdenken Sie Ihre Projekte. Gehen Sie mit folgender Grundeinstellung zum Steuerberater: Er ist Ihr Dienstleister und soll Ihnen helfen, Ihre Firma durch den Steuerdschungel zu führen und liquide zu halten. Es ist völlig falsch, im Steuerberater eine lästige lehrerähnliche Obrigkeit zu sehen, die als Mittler zwischen Ihnen und dem Finanzamt dient. Genau dies kommt aber häufig vor.