Der Unternehmer und sein Steuerberater

Der Umgang mit dem Steuerberater lässt sich im folgenden Satz zusammenfassen: Hören Sie grundsätzlich auf Ihren Steuerberater, aber hinterfragen Sie ihn stichprobenhaft. Diese Aussage hört sich einfach an, aber es steckt – wie es bei Steuern nicht anders zu erwarten ist – eine komplizierte Materie dahinter.

Zum ersten Punkt dieses Satzes: wenn Sie mit dem Steuerberater über Ihre Firma reden und z. B. planen, einen bestimmten Firmenzweig als eigene GmbH auszugründen, wird er eine steuerliche Bewertung dazu abgeben. Diese Bewertung können Sie annehmen oder aber ignorieren. Wenn Sie nun sagen, dass Sie von Ihrem Plan trotz seiner Bedenken nicht abweichen wollen, wird er möglicherweise nichts mehr zum Thema sagen, weil er Sie nicht als Kunden verlieren will. Seiner Pflicht hat er ja bereits Genüge getan, indem er Sie über die Nachteile aufgeklärt hat. Durch den Steuerbescheid oder gar üble Umbuchungen im Rahmen einer Betriebsprüfung kann es zu erheblichen ungeahnten Steuerlasten kommen, die vermeidbar gewesen wären. Deshalb gilt für Unternehmer der Rat, grundsätzlich den Einschätzungen des Steuerberaters zu folgen, auch wenn Sie es Ihnen normalerweise schwer fällt, Ratschläge von außen für Ihre Firma anzunehmen. Es kann auch vorkommen, dass Ihr Steuerberater mit ein wenig Stirnrunzeln auf sinkende Umsätze oder stark gestiegene Kosten hinweist. Ihnen ist diese Entwicklung möglicherweise ebenfalls nicht entgangen, so dass Sie jetzt genervt reagieren und z. B. auf ein ehrgeiziges Projekt hinweisen, das erst zu einem späteren Zeitpunkt Gewinne abwerfen wird. Aber auch hier gilt: Ihr Steuerberater ist nicht der Lehrer, mit dem Sie um eine zu schlechte Note feilschen. Sie sollen sich nicht vor ihm rechtfertigen. Erklären Sie ihm Ihre Lage und Ihre Projekte. Wenn Ihr Steuerberater dann immer noch oder über einen längeren Zeitraum wiederholt Bedenken äußert, dass z. B. eine Überschuldung droht, dann überdenken Sie Ihre Projekte. Gehen Sie mit folgender Grundeinstellung zum Steuerberater: Er ist Ihr Dienstleister und soll Ihnen helfen, Ihre Firma durch den Steuerdschungel zu führen und liquide zu halten. Es ist völlig falsch, im Steuerberater eine lästige lehrerähnliche Obrigkeit zu sehen, die als Mittler zwischen Ihnen und dem Finanzamt dient. Genau dies kommt aber häufig vor.

Büromöbel: zweckmäßig und passend

Sicherlich gibt es kaum ein kleines oder mittleres Unternehmen, in dem nicht gebrauchte Möbel stehen, die bei verschiedenen Anlässen verschenkt oder für wenig Geld verkauft worden sind. Es ist absolut nicht anstößig, auf solche Schnäppchen zuzugreifen, wenn der Umzug oder die Schließung einer Firma bzw. einer Behörde ansteht. In der Regel ist der alte Eigentümer auch sehr glücklich, wenn er die Einrichtung schnell und zu einem sinnvollen Zweck los wird. Hochwertige Büromöbel vom Spezialisten sind meist unverwüstlich und haben auch einen entsprechenden hohen Neupreis. Also greifen Sie ohne Scham zu.

Man sollte bei der Einrichtung des Büros nicht zu sehr auf eine Holzfarbe oder auf einen Stil festgelegt sein, wenn große Einsparungen oder eine erhebliche Verbesserung des Mobiliars möglich sind. Bei allzu krassen Gegensätzen, z. B. einem Sideboard aus grünem Acryl neben einem Schreibtisch aus rustikaler Eiche sollte aber schon bedacht werden, ob der schmale Grat zwischen mutigem Stil und unseriösem Ambiente überschritten wird. Letztendlich ist hier aber alles eine Frage des Geschmacks. Und: eine Kapitalaufnahme, sprich Verschuldung, für Büromöbel ist in den allermeisten Fällen eine sehr unkluge Maßnahme. Ein komplett nagelneues und sichtbar edles Mobiliar weckt insbesondere bei jungen Gründungen und frischen Firmenübernahmen Zweifel, ob der Firma noch eine große Zukunft bevorsteht.

Entsprechend vorsichtig wird ein Kunde agieren; denn er wird im Zweifel einen wichtigen Auftrag an einen Konkurrenten vergeben, wenn erst einmal der Verdacht geweckt ist, dass die Leistungserfüllung durch Sie in Frage gestellt ist.

Eines sollten Sie aber bei aller Kostenersparnis nicht tun: Übernehmen Sie keine defekten Teile in Ihr Inventar, seien sie auch noch so hochwertig. Sie werden sich stets über schadhafte Stellen ärgern, insbesondere dann, wenn Sie feststellen, dass der Blick des Kunden an diesen Stellen hängen bleibt. Außerdem ist es für sensible Menschen eine Überlegung wert, ob sie ihren Arbeitsplatz mit Mobiliar belasten wollen, dass negative Erinnerungen weckt, z. B. an die in Insolvenz gegangene alte Firma oder an den verhassten ehemaligen Seniorchef.

Ansonsten gilt bei Neuanschaffungen von Büromöbeln: eine bekannte Möbelkette bietet sowohl bei der Beleuchtung als auch bei Büromobiliar eine große Auswahl bei sehr günstigen Preisen. Wenn Sie aber mittlerweile so etabliert sind, dass Sie für mindestens ein Jahrzehnt planen können, dann kann es wirtschaftlicher und zweckmäßiger sein, Ihr Büro vom Spezialisten planen und einrichten zu lassen.

Klären Sie ggf. auch ab, ob die Ihre Berufsgenossenschaft auf bestimmte Sicherheitsmerkmale von Regalen und Aktenschränken besteht und ob bestimmte Helligkeitswerte am Arbeitsplatz erreicht werden müssen. In solchen Fällen wäre es unvernünftig, sich nicht an einen Fachbetrieb zu wenden. Hier gilt natürlich, dass Sie wie gewohnt mehrere Kostenvoranschläge einholen und auch verhandeln sollten.

Unternehmer und die gesetzliche Rentenversicherung

Mit der gesetzlichen Rentenversicherung sollten Sie sich auch dann auseinander setzen, wenn Sie als Unternehmer nicht einzahlen. Aber vermutlich haben Sie früher einige Jahre eingezahlt und Ihr Partner tut es vielleicht noch heute. Außerdem zahlen Ihre Mitarbeiter Beiträge in die Rentenversicherung.

Es geht hier nicht um die Rendite oder den Sinn bzw. Unsinn einer gesetzlichen Rentenversicherung für den Unternehmer. Es geht um die Dinge, die Sie in diesem Zusammenhang unter Kontrolle haben sollten. Die gesetzliche Rentenversicherung funktioniert zweifellos zuverlässig, aber es kommt vor, dass Kontoauszüge über Beitragszeiten unvollständig sind, weil z. B. die Lohnbuchhaltung die Daten falsch übermittelt hat. Stellen Sie sich vor, dass ein Mitarbeiter, der vor 20 Jahren ausgeschieden ist, nun bei Ihnen erscheint und einen Nachweis über seine Rentenversicherungsbeiträge bei Ihnen verlangt, weil sie in seinem Rentenbescheid fehlen. Die damalige Lohnbuchhaltung, vermutlich Ihr Steuerbüro, hat wahrscheinlich längst mit einer anderen Kanzlei fusioniert und die Daten aus der alten EDV niemals neu aufgespielt. Egal, wer nun in der Nachweispflicht steht: Die Behebung solcher Probleme ist extrem aufwendig und ärgerlich.

Es ist daher sinnvoll, dass Sie Ihre Mitarbeiter auffordern, den Kontoauszug, den sie regelmäßig von der Rentenversicherung erhalten, zu prüfen. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass die Mitarbeiter den Kontoauszug selbständig prüfen, sondern sprechen Sie wirklich einen Prüfauftrag aus. Diese Anweisung kostet sie nichts und Ihre Mitarbeiter werden den Kontoauszug aufmerksam prüfen, wenn man ihnen erklärt, um was es geht. Vor allem ersparen Sie sich etwaigen Ärger in der Zukunft.

Dieser Prüfauftrag gilt auch für Sie selbst: Sind Ihre Beitragsjahre sauber erfasst? Ist der Wehr- bzw. Ersatzdienst verzeichnet? Wenn Sie nicht auf genügend Beitragszeiten für eine Rente kommen, sollten Sie sich einmal bei einem Büro der gesetzlichen Rentenversicherung oder bei einem selbständigen Rentenberater einen Termin geben lassen. Wie gesagt: Ich gebe hier keine Empfehlungen für die optimale Altersvorsorge. Es geht nur darum, dass erworbene Ansprüche aus der gesetzlichen Rentenversicherung auch genutzt werden können.

Wenn Ihr Partner noch sozialversicherungspflichtig beschäftigt ist und Kinder vorhanden sind, stellt sich auch die Frage, wie man Kindererziehungs- und Kinderberücksichtigungszeiten aufteilt. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie als Unternehmer auch mal Zeiten mit wenig Umsatz erlebt haben und dafür bei der Betreuung der Kinder eingesprungen sind. Auch hier erfolgt kein Tipp, zu dem ich fachlich gar nicht in der Lage bin, sondern nur der Hinweis: Kümmern Sie sich darum!

Es ist auch nicht sinnvoll, solche Dinge auf die ferne Zukunft zu verschieben, weil das Renteneintrittsalter von 67 Jahren noch in ferner Zukunft liegt. Diese Fragen können zeitnah viel besser geklärt werden als nach mehreren Jahrzehnten. 

Boreout und Unterforderung: ein ernstes Problem

Seit das Burnout-Syndrom in den Medien und auch in angesehenen Wochenzeitungen wie dem FOCUS ausführlich beschrieben wird, wird die Öffentlichkeit auch auf eine andere Problematik aufmerksam, die beinahe die gleichen Krankheitsbilder hervorbringt: Es geht um das Boreout-Syndrom, um Krankheit und Unzufriedenheit durch Unterforderung. Ganz unabhängig davon, ob es sich um ein Syndrom handelt oder nicht (siehe Diskussion in Wikipedia), ist Boreout ein Motivationskiller, der Unzufriedenheit in die Firma trägt.

Häufig werden Beispiele aus dem Staatsdienst oder in großen Unternehmen beschrieben, in denen sich Mitarbeiter in abgehängten Fachbereichen wiederfinden und dort ausharren müssen (z. B. in Spiegel Online). Allerdings können Unterforderung und Langeweile auch über mehrere Wochen oder Monate in kleinen Unternehmen auftreten. Einzelne Mitarbeiter sind möglicherweise auch ein Arbeitsleben lang unterfordert. Solche Fälle hängen seltener mit Flaute oder geringer Auslastung der Firma zusammen. Oft genug kommt es vor, dass hochqualifizierte Spezialisten vor einem leeren Schreibtisch sitzen, während es in der Firma brennt. Ein Beispiel: Weil die neue Ware wegen Produktionsproblemen wochenlang in der Fabrik festhängt, hat der LKW-Disponent absolut nichts zu tun. Oder der Datenbankentwickler hängt in der Luft, weil Sie eine externe Buchhaltungs-Software eingeführt haben. Sie möchten ihn aber unbedingt behalten, weil er ein bestimmtes Projekt umsetzen soll, für das Sie konkrete Pläne haben. Sie haben vor lauter Alltagsproblemen aber einfach nicht die Zeit, um Ihre Gedanken mit dem Entwickler zu besprechen.

Ignorieren Sie solche Probleme nicht. In der Regel kommt es hier zu einer Eskalation nach folgendem Szenario: Der Mitarbeiter, in diesem Beispiel der LKW-Disponent, klagt, dass er nichts zu tun hat. Sie sind wegen des ernsten Problems in der Produktion so abgelenkt, dass Sie solchen Bagatellen keine Aufmerksamkeit schenken wollen. Möglicherweise denken Sie sogar in Gönnerlaune: Dann kann er heute mal früh nach Hause gehen.

Nach sechs Wochen dämmert Ihnen, was Sie diese lange Zeit ohne Auslastung gekostet hat. Jetzt hagelt es Vorwürfe, dass der Mitarbeiter faul sei und den Chef hintergangen habe, weil er nicht Bescheid gesagt habe. Wenn der Mitarbeiter erwidert, dass er Sie sehr wohl benachrichtigt habe, wird dann entgegnet, er hätte eben nicht deutlich genug gemacht, wie wenig er zu tun hat. Irgendwann ist die Beziehung so gestört, dass es zur Trennung kommt und dass der Vorwurf der Ausnutzung durch den Mitarbeiter im Raum steht.

Dabei leidet der Mitarbeiter meistens unter der Unterforderung. Er räumt z. B. Büro und Computer zum x-ten Mal perfekt auf und läuft ständig auf und ab. Vor allem ist er auch aus Angst um den Job meist in extrem trübseliger Stimmung. Die Kollegen deuten die Unterforderung eines Mitarbeiters sehr schnell als Krisensymptom für die gesamte Firma und fragen sich, ob ihr eigener Job noch sicher ist. Möglicherweise wird diese Einschätzung auch nach außen getragen. Sie sehen, dass sich fehlende Auslastung von Mitarbeitern ganz schnell zu einem ernsten Problem der gesamten Firma entwickeln kann.



Falls es zu solchen unvermeidlichen Leerläufen bei Mitarbeitern kommt, kümmern Sie sich um andere Aufgaben für sie, auch wenn Ihnen wegen Stress überhaupt nicht der Sinn danach steht. Das können auch fachfremde Aufgaben sein. Wenn der LKW-Disponent dem Webdesigner über die Schulter schaut, wird vielleicht kurzfristig die Produktivität des Webdesigners sinken, aber langfristig ernten Sie durch diese Maßnahme eine höhere Motivation und Flexibilität der Mitarbeiter. Man wird so wohl keinen Mitarbeiter zum Spezialisten für den Fachbereich seines Kollegen machen, aber möglicherweise kann er im Krankheitsfall oder bei Vakanzen über die gröbsten Probleme hinweg helfen, vielleicht sogar in die Aufgabe ganz hineinwachsen.

Wenn ein unausgelasteter Mitarbeiter von sich aus Arbeiten wie Unkraut jäten, Paletten abpacken, das Büro streichen oder sogar putzen anbietet, dann nehmen Sie dieses Angebot unbedingt an. Diese körperlichen Arbeiten verdrängen meist die trüben Gedanken. Sie erhalten durch diese Lösung aber nur kurzen Aufschub. Auf mittlere Sicht sollte angemessene Auslastung für alle Mitarbeiter vorhanden sein. In Notfall kann es ehrlicher sein, sich vom Mitarbeiter zu trennen, wenn sich keine vernünftige Auslastung finden lässt.

Literatur zum Boreout-Syndrom und zu seiner Vermeidung gibt es von Philippe Rothlin und Peter R. Werder. Siehe Abbildungen in diesem Blog.

Mozilla Thunderbird – eine leistungsstarke Outlook-Alternative

Im Geschäftsbereich heisst es fast immer, man könne nicht auf Microsoft Outlook verzichten, weil alle Welt Outlook verwendet. Daher kommt es – so steht damit unausgesprochen im Raum – zu Kompatibilitätsproblemen, wenn man auf andere Mailprogramme ausweicht. Diese technischen Probleme sind heutzutage im Mailversand praktisch nicht vorhanden.

Es gibt die Besonderheit, dass Apple Dateien auch ohne Endungen wie .pdf, .jpg oder .doc richtig erkennt. Daher gibt es bei Apple die Option, solche Dateien auch ohne Endung zu erstellen und zu versenden. Dann kommt es vor, dass Mailprogramme beim Versand von Fotos automatisch spezielle Bildermails herstellen, bei denen der Empfänger dann Schwierigkeiten hat, die eigentliche Fotodatei abzuspeichern. Thunderbird stellt solche Bilder-Mails nicht her. Es sind daher Spezialprobleme, das sich leicht vermeiden lassen.

Es ist nur für einen Programmierer erkennbar, ob Sie Ihre Mails mit Apple Mail, Mozilla Thunderbird oder Microsoft Outlook versenden. Insbesondere Unternehmen der Internetbranche setzen inzwischen auch Webmailer wie Googlemail ein. Insofern nehmen die verwendeten Produkte im Business-Bereich eh' zu.

Thunderbird ist ein kostenloses und äußerst vielseitiges Open-Source-Email-Programm, das ständig weiterentwickelt wird. Updates werden automatisch eingespielt.

Die Einrichtung und Verwendung von Mozilla Thunderbird ist einfach und logisch. Nur der Wechsel des PCs ist ein wenig unkomfortabler, weil keine .pst-Datei mit allen Daten an einem selbst gewählten Ort erstellt werden kann. Sie müssen daher über die Ordnerstruktur eine bestimmte Datei aufsuchen und diese an denselben Ort am neuen Computer kopieren. Das ist aber mehrmals im Internet beschrieben. Auch dieses Hindernis ist vermeidbar, wenn Sie für Ihre Mails IMAP verwenden, was ich dringend empfehle. Doch darauf gehe ich in einem späteren Blog ein.

Was ist nun der Vorteil von Mozilla Thunderbird, außer, dass er kostenlos ist? Thunderbird bietet ähnlich wie der Browser Mozilla Firebird den Vorteil, dass er sich mit unzähligen Add-ons erweitern und individuell anpassen lässt. Sie können z. B. Ihre Kontakte in Google Kontakte exportieren und nur noch dort pflegen. Thunderbird lässt sich mit dem entsprechenden Add-on Google Contacts erweitern. Thunderbird zeigt jetzt im Adressbuch stets automatisch Ihre aktuellen Kontakte. Sie können jetzt mit mehreren Computern und auch mit dem Smartphone auf diese Kontakte zugreifen und Sie bearbeiten. Es gibt somit keine verschiedenen Adress-Datenbanken mehr, die sich auseinander entwickeln oder ggf. durch Verbinden des Mobiltelefons per Kabel mit dem Computer mühsam synchronisiert werden müssen! Das ist im Alltag eine erhebliche Entlastung. Sie müssen nicht mehr überlegen, ob Sie die Telefonnummer des neuen Lieferanten am Computer, am Notebook oder am Handy eingetippt haben, weil sie direkt in der Adressdatenbank in der Cloud eingegeben worden ist.

Natürlich müssen Sie selbst abschätzen, ob Sie die Adressdaten Ihrer Kunden an Google übergeben wollen. In der Regel ist das vermutlich völlig unbedenklich, aber wenn Sie z. B. in medizinischen oder militärischen Bereichen tätig sind, könnte ein Einbruch in Ihre Datenbank sicherlich Ihre berufliche Grundlage erschüttern. In diesem Zusammenhang ist dann aber auch die Frage berechtigt, ob der eventuell eingesetzte Firmenserver in Ihrem Büro oder bei Ihrem Provider sicher ist. Diese Ausführungen zur Adressdatenbank in der Cloud sind auch nur ein Erweiterungsvorschlag für Thunderbird. Auch ohne Cloud-Anbindung bietet Thunderbird ein vollwertiges Adressbuch.

Mozilla Thunderbird bietet außerdem die Möglichkeit, es durch ein Add-on z. B. mit einem Kalender nachzurüsten. Der Kalender Lightning und auch das Adressbuch von Thunderbird lassen sich ebenfalls durch Add-ons mit Google synchron halten. Diese Synchronisation lässt sich durch zusätzliche Software auch für Outlook einrichten. Hier ist die integrierte Lösung von Thunderbird aber eindeutig einfacher und bequemer.

Schauen Sie selbst auf der entsprechenden Seite, welche Add-ons passen, um Thunderbird an Ihre Wünsche anzupassen.

Microsoft Outlook ist fraglos ein gutes und gelungenes Programm, aber wenn Sie als Unternehmer vielleicht fünf Arbeitsplätze mit neuen Mailprogrammen ausstatten müssen, stehen Sie schon vor einer nennenswerten Investition. Mozilla Thunderbird ist dagegen kostenlos, vielseitig anpassbar und nach sehr kurzer Eingewöhnungszeit im Alltag problemlos einsetzbar.

Ein abschließender Tipp zum Download kostenloser Software: Laden Sie die Programme nur von vertrauenswürdigen Seiten herunter, z.B. direkt von der offiziellen Seite des Anbieters oder auf den Internetseiten seriöser Computerzeitschriften. Im Zweifel kann man in der Enzyklopädie Wikipedia nach dem richtigen Link schauen. Die Angabe des Namens oder der Email-Adresse ist beim Download von Thunderbird natürlich nicht notwendig, noch weniger muss man irgendein Abo eingehen oder aber das Überschreiben der Standard-Suchmaschine in Ihrem Browser durch eine weniger bekannte Suchmaschine zulassen.

Neu: HANDBUCH UNTERNEHMEN

Ab sofort ist HANDBUCH UNTERNEHMEN online. HANDBUCH UNTERNEHMEN bietet Tipps & Tricks für kleine und mittlere Unternehmen und auch für Existenzgründer. Jeweils mittwochs wird ein neuer Beitrag hochgeladen. 

HANDBUCH UNTERNEHMEN wird betrieben von Jürgen Wenzel, Berater für Bürorganisation. Jürgen Wenzel war vor Gründung der Firma juergenw Büromanagement 13 Jahre lang als Leiter des Rechnungswesens und Prokurist der Kieler Technologiefirma BasicPro GmbH tätig. Vorher hat er als wissenschaftlicher Mitarbeiter des Nordelbischen Kirchenarchivs täglich mit der fachgerechten Archivierung und edv-mäßigen Erfassung von Akten zu tun gehabt.

Lesen Sie die regelmäßigen Beiträge, die Ihnen manchmal Bekanntes und hoffentlich häufiger wertvolle Tipps aus der Praxis bieten werden. 

Herzlich willkommen!

Ihr Jürgen Wenzel

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